حسابداری دوبل

سیستم حسابداری دوبل یکی از انواع سیستم‌های حسابداری است که نیازمند دوبار ورود اطلاعات برای هر فعالیت مالی می‌باشد (یک بار بدهکاری و یک بار بستانکاری). با این کار حساب‌های شما تراز خواهد شد و با تفریق بدهکار از بستانکار رقم بدست آمده صفر خواهد بود. بر خلاف سیستم حسابداری یک طرفه است که فقط درآمدها و هزینه‌ها را ارائه می‌دهد، حسابداری دوبل یا دوطرفه امکان بدست آوردن دارایی، بدهی‌ها و حقوق سهامداران را دارا می‌باشد. با وجود اینکه کار انجام شده در حسابداری دوبل دوبرابر حسابداری یک طرفه است اما، میزان اطلاعاتی که در مورد سلامت وضعیت اقتصادی یک کسب و کار ارائه می‌شود، بسیار کامل‌تر است. البته با توجه به این که ممکن است کار با این سیستم حسابداری مشکل باشد، نرم افزارهای حسابداری می‌توانند با ساده‌سازی عملیات‌های حسابداری در سیستم حسابداری دوطرفه، بسیار یاری‌رسان باشند. در مورد صنف‌هایی که می‌توان از این سیستم‌های حسابداری استفاده کرد به صورت کلی در قسمت‌های بعدی بررسی انجام خواهد شد اما به عنوان یک مثال در حسابداری مغازه های کوچک که تراکنش‌های زیادی ندارند می‌توان از حسابداری یک طرفه استفاده کرد. در این نوشتار که به همت وبسایت نرم افزار حسابداری محک شاپز انجام شده است، تمام اطلاعات لازم در مورد حسابداری دوبل بیان شده است. پس از مطالعه این نوشتار در صورتی که هرگونه ابهام برای شما وجود داشت، می‌توانید با ثبت سوال خود در قسمت دیدگاه‌ها در زیر همین صفحه، پاسخ سوال خود را در اسرع وقت دریافت نمایید.

بررسی مداوم میزان درآمد یکی از مهمترین قسمت‌های هر کسب و کاری به حساب می‌آید. بدون توجه به اینکه کدام سیستم حسابداری انتخاب شود، مهمترین مسئله ثبت و بروز نگاه داشتن دفترهای حساب آن تجارت است. سیستم‌‎های حسابداری مختلف بدون توجه به نوع آن شباهت‌های با یکدیگر دارند که شامل درآمد کل (Revenue)، محاسبه هزینه‌ها و بدهی‌ها می‌شود. در تعریف سیستم حسابداری می‌توان اینگونه بیان کرد که سیستم حسابداری مجموعه ای از اجزا به‌هم‌پیوسته در داخل یک موسسه که آثار مالی رویدادهای آن موسسه را به گزارش‌ها و صورت‌های مالی تبدیل می‌کند. انتخاب نوع سیستم حسابداری بسته به میزان سرمایه، نیازها و اندازه کسب و کار، متفاوت است. سیستم‌های حسابداری شامل ۴ نوع کلی می‌شوند که در قسمت زیر می‌توانید مشاهده نمایید:

1. سیستم حسابداری یک طرفه
2. سیستم حسابداری دوطرفه یا دوبل
3. سیستم حسابداری چندبعدی

در این نوشتار سیستم‌های حسابداری یک‌طرفه و دوطرفه بررسی خواهد شد.

سیستم حسابداری یک طرفه ساده‌ترین سیستم حسابداری به حساب می‌آید. همانطور که از اسم این سیستم بر می‌آید، از طریق حسابداری یک طرفه هر تراکنش یک بار در دفتر حسابداری یا نرم افزار حسابداری ثبت می‌شود. با بیان دیگر می‌توان حسابداری یک طرفه را اینگونه تعریف کرد که در سیستم حسابداری یک طرفه فقط ارقام ورودی و خروجی یا همان بستانکار و بدهکار ثبت می‌شود و از طریق محاسبه تفاوت این دو مانده یا همان سود محاسبه می‌شود. استفاده از این سیستم حسابداری ساده است و نیازی به تخصص بالای حسابداری ندارد. این نوع از حسابداری بیشتر در کسب و کارهای کوچک با تراکنش‌های کم استفاده می‌شود. ولی مشکل این نوع از سیستم حسابداری این است که میزان خطا در آن بالاست و امکان محاسبه مواردی همچون حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، بدهی‌ها و … در این سیستم وجود ندارد. به همین دلیل بیشتر نرم افزارهای حسابداری در حال حاضر (از جمله نرم افزارهایی که برای کسب و کارهای کوچک طراحی شده‌اند) از سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه استفاده می‌کنند. بگذارید حسابداری یک طرفه را با یک مثال ساده بیان کنیم:

فرض کنید که سال ۱۴۰۱ را با ۵۰۰۰۰۰۰۰ تومان در حسابتان شروع کرده‌اید. در این صورت ورودی‌های حسابداری یک طرفه به صورت زیر خواهند بود:

تاریخ	توضیح	درآمد	هزینه	مانده حساب
۱۴۰۱/۵/۱	موجودی آغازین			۵۰,۰۰۰,۰۰۰
۱۴۰۱/۵/۲	دریافت وام بانکی	۲۰,۰۰۰,۰۰۰		۷۰,۰۰۰,۰۰۰
۱۴۰۱/۵/۵	پرداخت اجاره		۵,۰۰۰,۰۰۰	۶۵,۰۰۰,۰۰۰

با نگاه به این جدول به نظر می‌آید که ۱۵۰۰۰۰۰ تومان سود کرده باشیم اما، این صورت مالی تمام آنچه اتفاق افتاده را نشان نمی‌دهد. وام بانکی که دریافت شده است جزء بدهی‌ها به حساب می‌آید و باید به علاوه سود به بانک برگردانده شود. با نگاه دیگر به این ورودی‌ها همچنین متوجه می‌شویم که امکان فهمیدن اینکه پول اجاره از کدام حساب برداشته شده است وجود ندارد. این موضوعات دلیل عدم استفاده از این سیستم حسابداری در بیشتر کسب و کارها است.

در حسابداری  دوبل هر تراکنش حداقل در ۲ حساب (مانند صندوق، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، موجودی کالا، پیش‌دریافت‌ها، حساب فروش و…) ثبت می‌شود. اجازه دهید که حسابداری دوبل را با مثالی که در قسمت قبل برای شما زدیم، تعریف کنیم. تمام اطلاعات مثال قبل در این قسمت نیز ثابت خواهند ماند با این تفاوت که یک قسمت حساب‌ها نیز اضافه خواهند شد. پس ورودی‌های دفاتر ما اینگونه خواهند بود:

تاریخ	توضیح	حساب	بدهکار	بستانکار
۱۴۰۱/۵/۲	دریافت وام بانکی	صندوق	۲۰,۰۰۰,۰۰۰
		بدهی‌ها		۲۰,۰۰۰,۰۰۰
۱۴۰۱/۵/۵	پرداخت اجاره	اجاره	۵,۰۰۰,۰۰۰
		صندوق		۵,۰۰۰,۰۰۰

حال از طریق حسابداری دوبل متوجه می‌شویم که وامی که دریافت شده، در حساب بدهی‌ها ثبت شده و نیاز به پرداخت خواهد داشت و همچنین متوجه شدیم که پول اجاره از حساب صندوق برداشت شده است.

تعریف بدهکار و بستانکار فقط از طریق مفهوم‌های حسابداری امکان‌پذیر است. به طور کلی در تعریف بستانکار و بدهکار در حسابداری دوبل می‌توان اینگونه بیان کرد که هر تراکنشی که در کسب و کاری اتفاق می‌افتد، باعث بدهکار شدن یکی از حساب‌ها و بستانکار شدن حساب دیگر خواهد شد. این دو با هم نشانگر جریان پول و خارج شدن و وارد شدن سرمایه به کسب و کار هستند (منظور بستانکار و بدهکار شدن حساب‌ها است). به عنوان مثال تراکنشی که مبلغ صندوق (Assets) شما را افزایش می‌دهد، باعث بدهکار شدن حساب صندوق خواهد شد. همچنین در نقطه مقابل این تراکنش به عنوان بستانکاری در حساب دیگر ثبت خواهد شد. بستانکاری، میزان درآمد، بدهی و حقوق صاحبان سهام (Equity) را افزایش می‌دهد. در دفاتر حسابداری بدهکاری‌ها در یک طرف و بستانکاری‌ها در طرف دیگر ثبت می‌شوند و مجموع این دو باید با هم برابر شوند. به اینگونه ثبت اطلاعات در حسابداری دوبل تراز می‌باشد.

اینجاست که صحبت از فرمول اصلی حسابداری به میان می‌آید. فرمول اصلی حسابداری، قلب حسابداری دوطرفه است. در قسمت زیر می‌توانید این فرمول را مشاهده نمایید:

دارایی (سرمایه) = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سهام (موجودی خالص)

در اینجا حقوق صاحبان سهام نشان‌دهنده دارایی خالص منهای بدهی است. همانطور که احتمالا متوجه شدید، اگر تغییری در هر کدام از قسمت‌های این معادله پیش آید، قسمت دیگر نیز تغییر خواهد کرد. این موضوع توضیحی است برای اینکه چرا هر تراکنش در حسابداری دوبل، دو حساب را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به عنوان مثال وقتی یک وام دریافت می‌کنید، در حساب بدهی‌ها یک بستانکاری ایجاد می‌کنید به این دلیل که باید وام را در آینده به بانک برگردانید. همچنین در حساب صندوق یک بدهکاری ایجاد می‌شود که نشان‌دهنده پولی است که در ادامه می‌توانید خرج کنید.

همانطور که می‌دانید پایه و اساس سیستم‌های حسابداری پیشرفته و جدید، بر اساس حسابداری دوطرفه بنا نهاده شده است. چیزی که مشخص است، حسابداری دوبل سابقه‌ای بالغ بر صدها سال دارد. مفهوم حسابداری دوبل به زمان رم باستان و تمدن‌های اولیه خاورمیانه برمی‌گردد اما، حسابداری دوبل به شیوه کنونی و مدرن از قرون ۱۳ و ۱۴ میلادی شروع شد و به صورت گسترده توسط تاجران ایتالیایی مورد استفاده قرار گرفت. اولین مستندات حسابداری دوبل در سال ۱۴۹۴ میلادی توسط لوکا پاچیولی به رشته تحریر در آمد. او به دلیل فعالیت‌های درخشانش و به طور مخصوص حسابداری دوبل، در حال حاضر به پدر حسابداری مشهور است.

تا اینجا با تعریف این دو نوع حسابداری آشنا شده‌اید و همچنین کمی با تفاوت‌های حسابداری یک طرفه و دوطرفه آشنا شدید ولی در این قسمت قصد داریم به صورت تخصصی‌تر تفاوت‌های این دو روش حسابداری را بررسی کنیم.

	حسابداری یک طرفه	حسابداری دوبل
گزارشات قابل دریافت	فقط درآمد و هزینه	دارایی، حقوق صاحبان سهام، بدهی‌ها، درآمد و هزینه
تعداد ورودی و ثبت	در هر تراکنش یک ثبت انجام می‌شود.	در هر تراکنش دوبار عملیات ثبت انجام می‌شود.
خطای حسابداری	میزان خطای بالا	میزان خطا را کاهش می‌دهد
نوع و سادگی انجام	پروسه انجام ساده و امکان انجام حسابداری در کاغذ	بهتر است با نرم افزار حسابداری انجام شود
قابلیت‌ها	اطلاعات زیادی تولید نمی‌کند و در حد سود و زیان قابل استفاده است	می‌تواند اطلاعات ارزشمند و کاملی در ارتباط با سلامت وضعیت اقتصادی کسب و کار ارائه دهد.
مناسب برای	کسب و کارهای کوچک، کسب و کارهای تک نفره، فریلنسرها، کارهای خدماتی با میزان دارایی بسیار محدود	تمام کسب و کارهای کوچک و بزرگ با میزان دارایی بالا

همانطور که در قسمت‌های قبل بیان شد، فرایند حسابداری دوبل به صورت تغییر و جابجایی در حساب‌های بدهکار و بستانکار انجام می‌گیرد. هر یک باری که این عملیات انجام می‌گیرد را، یک آرتیکل می‌نامند. هر آرتیکل شامل اطلاعاتی همچون تاریخ اتفاق افتادن تراکنش، ثبت حساب‌های بستانکار و بدهکار و شرح تراکنش یا همان فعالیت و عملیات مالی است.

همانطور که در قسمت‌های قبل بیان شد، حسابداری دوبل، تراکنش‌های یک کسب و کار را در قالب بدهکاری و بستانکاری در می‌آورد. سیستم حسابداری دوبل از طریق این قابلیت باعث استانداردسازی فرایند حسابداری کسب و کار می‌شود و دقت صورت‌های مالی تهیه‌شده را بهبود می‌بخشد و امکان شناسایی خطاها را فراهم می‌آورد. به دلیل مزایایی که این سیستم ارائه می‌دهد، در تمام دنیا قابل قبول بوده و به صورت گسترده در کسب‌و‌کارهای بزرگ استفاده می‌شود. همچنین در اکثر نرم افزارهای حسابداری مدرن از جمله نرم افزار حسابداری محک، از سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه استفاده شده است. البته در نرم افزار حسابداری محک از سیستم پیشرفته‌تری به نام سیستم حسابداری چند بعدی استفاده شده است که امکانات جامع‌تری را به کسب و کارها ارائه می‌دهد.

همانطور که در قسمت‌های قبل بیان شد، استفاده از حسابداری دوبل بدون نرم افزار حسابداری، کاری دشوار و پرخطا خواهد بود. امروزه بیشتر نرم افزارهای مدرن مانند نرم افزار حسابداری محک، بر اساس سیستم حسابداری دوبل طراحی شده‌اند. روند کار در این نرم افزارها به این صورت است که وقتی شما تراکنش یا فعالیت مالی را ثبت می‌کنید (معمولاً از طریق یک فرم مانند پیش‌فاکتور و فاکتور انجام می‌شود)، بخش دوم عملیات در نرم افزار به صورت خودکار در نرم افزار بدون اینکه ببینید، انجام می‌گردد. یکی از بهترین نرم افزارهایی که با سیستم حسابداری دوبل کار می‌کند، نرم افزار حسابداری محک می‌باشد که از طریق خودکارسازی فرایند تغییرات حساب‌ها، گزارشات کاربردی را برای شما فراهم خواهد آورد. البته نکته جالبی که در این زمینه وجود دارد این است که این نرم افزار علاوه بر این سیستم، از سیستم حسابداری چندبعدی بهره می‌برد که امکانات فراوان‌تری مانند کنترل بروز موجودی انبار و یا محاسبه بهای کالای فروش رفته، را برای شما فراهم می‌آورد.

یکی از راه‌هایی که می‌توانید تشخیص دهید که نرم افزار حسابداری مورد نظرتان از سیستم حسابداری دوطرفه پشتیبانی می‌کند یا خیر این است که، نرم افزار حسابداری که از این سیستم استفاده می‌کند، حتماً امکان ارائه ترازنامه را دارا خواهد بود. این امکان در نرم افزار حسابداری محک به راحتی قابل انجام است.

منابع:

https://www.nerdwallet.com/article/small-business/double-entry-accounting

https://en.wikipedia.org/wiki/Double-entry_bookkeeping