هوش تجاری چیست و چه مزیتی برای شرکت های کوچک و متوسط دارد؟

 در ابتدا یک سیستم BI  یا همان هوش تجاری باید داده‌ها را از بسیاری از سیستم‌های عملیاتی شرکت در یک انبار داده جمع آوری و تلفیق کند و از آنجا به سطوح بعدی منتقل کند. یک سیستم ایده آل به کارمندان و به طور کلی کاربران امکان دستیابی به اطلاعات مورد نظر برای انجام یک کار و به اشتراک گذاشتن این اطلاعات با دیگران را فراهم می ‌کند.

تعاریف فوق ساختار BI را نشان می‌دهد. هوش تجاری یک سیستم پیچیده است که فاکتور انسانی را درگیر می‌کند و مجموعه‌های مختلفی از فناوری‌ها و فرآیندها را با یک هدف ارائه می‌کند.

یکی از کلیدهای استراتژی کسب و کار برای ایجاد مزیت رقابتی، درک داده‌هایی است که شرکت‌ها در تجارت خود تولید می‌کنند. پردازش اطلاعات به تدریج مبنایی برای دستیابی به مزیت رقابتی شده است. این سازمان باید مطمئن شود که اطلاعات مناسب در زمان مناسب و در دسترس افراد مناسب قرار می‌گیرد.

برای مدت زمان قابل توجهی، شرکت های بزرگ به اهمیت داده‌های موجود در سیستم‌های اطلاعاتی خود پی برده‌اند و شروع به سرمایه گذاری در سیستم‌هایی با مهارت‌های تحلیلی عالی، به ویژه در BI کردند. اخیراً برخی از SME ها (SME مخفف Small & Medium Enterprises است و شامل تمام شرکت‌های کوچک و متوسط می‌شود) شروع به جمع آوری و دریافت راه حل‌های BI کردند.

سیستم‌ها و ابزارهای BI نقش اساسی در روند تصمیم گیری در سازمان‌ها دارند. هوش تجاری امکانِ جمع آوری، ذخیره سازی، دسترسی و تجزیه و تحلیل داده های سازمانی را به منظور پشتیبانی و تسهیل تصمیم گیری فراهم می‌کند.

برخی از نویسندگان استدلال می‌کنند که هوش تجاری در SME ها قابل استفاده نیست و BI مخصوص  شرکت های بزرگ است. با این حال، SMEها تحت همان شرایطی قرار دارند که سازمان‌های بزرگ را به استفاده از  BI تحریک می‌کند.

هوش تجاری دسته وسیعی از نرم افزارها و راه حل‌ها برای جمع آوری، هم اندیشی، تجزیه و تحلیل و دسترسی به داده‌ها به گونه‌ای است که به کاربران شرکت اجازه می‌دهد تصمیمات شغلی بهتری بگیرند.

یک مهندس و بازرگان آمریکایی مقاله‌ای را در مورد انتقال هوش مصنوعی از آزمایشگاه‌ها به تجارت منتشر کرد که نشان می‌دهد کامپیوترها قادرند در موقعیت‌های از پیش تعریف شده (درست مثل آنچه انسان انجام می‌دهد) با اخذ و استفاده از دانش برای ارائه راه حل‌ها، بخشی از هوش انسان را به مشاغل شبیه سازی کنند. این انتشار همچنین منجر به ایجاد BI به عنوان یک موضوع تحقیقاتی شد. اکنون واضح است که ریشه BI را می توان در هوش مصنوعی یافت.

BI یک زمینه مطالعاتی برای بسیاری از دانشمندان در زمینه‌های مختلف مانند امور مالی، بازاریابی، مدیریت و سایر موارد است. هر چند همه آن‌ها موافق هستند که هدف واقعی BI کمک به تصمیم گیری است.

دانش مهمترین رکن ساخت هوش تجاری است و هدف BI امکان تصمیم گیری با توجه به دانش است و نه فرضیات. این دانش مبتنی بر اطلاعاتی است که برای پاسخگویی به سوالات مربوط به مشاغل مانند: میزان فروش، محصول مناسب برای بازار مناسب و… ضروری است. این سوالات منجر به پاسخ‌هایی می‌شود که به تصمیم گیری صحیح درباره‌ی ادامه‌ی روند کسب و کار و یا راه‌اندازی کسب و کار جدید کمک می‌کند. بنابراین، استفاده از اطلاعات برای هر شغل بسیار مهم است ، زیرا منجر به دانش می‌شود.

در سال‌های اخیر اصطلاح دیگری به نام BPM (مدیریت عملکرد تجاری) به وجود آمده است و به عنوان یک اصطلاح برای توصیف روش ها، معیارها، فرآیندها و سیستم‌هایی است که عملکرد یک شرکت را کنترل و مدیریت می‌کنند.

BPM عمدتا استقرار استراتژیک BI است. BI بیشتر در تبدیل داده‌ها به اطلاعات کاربرد دارد در حالی که BPM بیشتر در مورد ترکیب BI و استراتژی کسب و کار برای تحقق اهداف سازمانی است. درواقع BPM و BI پل ارتباطی داده‌ها به تصمیمات هستند.

هدف BI پشتیبانی از کاربران در تصمیم گیری بهتر در تجارتشان است و موضوع بسیار گسترده‌ای برای جستجو است. محبوب ترین برنامه‌های BI عبارتند از: پرس و جو و گزارش دهی، پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP)، تجزیه و تحلیل آماری، داده کاوی و پیش بینی.

هوش تجاری برای افزایش روند تصمیم گیری در تجارت با IT / IS ارتباط دارد. به منظور تولید دانش برای یک تجارت، اطلاعات باید در زمان و مکان مناسب و به روش صحیح استفاده شوند. در اینجا استفاده از پایگاه داده وارد می‌شود، زیرا پایگاه داده منابع اطلاعاتی بسیار مهمی هستند که به ایجاد دانش تجاری کمک می‌کنند. از پایگاه داده برای ثبت داده‌ها از عملیات مختلف تجاری استفاده می‌شود اما برای دسترسی و مدیریت داده‌های برنامه‌های مختلف، به انبار داده نیاز است. انبار داده از نظر دسترسی و پردازش اطلاعات با پایگاه داده متفاوت است.

 DWHها  به عنوان سیستم‌های مدیریت پایگاه داده در کل شرکت تعریف می‌شوند که می‌توانند مقدار زیادی داده را در طرحی مدیریت کنند که استفاده و تجزیه و تحلیل داده‌ها را در مشاغل افزایش می‌دهند.

DWHs اولین و مهمترین ابزار BI در نظر گرفته می‌شوند. از دیگر مهمترین ابزارهای BI، پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP ) است که اساساً تجزیه و تحلیل داده‌های چند بعدی ذخیره شده در انبارهای داده را کنترل می‌کند.

یک عامل مهم که هنگام پیاده سازی سیستم هوش تجاری در SME باید مورد توجه قرار گیرد، سرعت پذیرش است. همزمان با اتخاذ سیستم هوش تجاری، عملیات تجاری باید ادامه یابد. چهار عامل وجود دارد که بر سرعت پذیرش فناوری های جدید در شرکت های کوچک ​​و متوسط ​​تأثیر می گذارد.

این موارد عبارتند از:

۱) سطح تحصیلات مدیر و مالک SME (شرکت های کوچک و متوسط)

۲) عدم درک مزایای استفاده از فناوری جدید ICT

۳) سرمایه گذاری کم در ICT

۴) عدم نوآوری که از عدم تحقیق و توسعه ناشی می‌شود

با توجه به مدل Nguyen (2009) که توصیف پذیرش فناوری در شرکت‌های کوچک و متوسط ​​است، چالش‌های داخلی و خارجی برای سازمان وجود دارد. چالش‌های خارجی به وضعیت بازار (کشش بازار / نوآوری و فشار فناوری / رقابت) و چالش‌های داخلی با وضعیت تجارت (چرخه حیات سیستم و بلوغ تجارت) ارتباط دارند. چارچوب Nguyen به طور خاص چهار نوع فاکتورِ سازمانی، شبکه‌ای، تخصص خارجی و IT را از هم متمایز می‌کند.

ارائه و درک نکات اصلی فرایند BI ضروری است تا بتوان این فرایند را برای یک SME تطبیق داد. به طور معمول این روند شامل شناسایی نیازها و منابع اطلاعاتی، استخراج داده‌ها از منابع مختلف، پردازش داده‌ها، ذخیره سازی و تجزیه و تحلیل آن‌ها و سرانجام توزیع اطلاعات استخراج شده است.

ارنست یانگ فرآیند BI خود را به نام زنجیره ارزش اطلاعات همان‌طور که در شکل مشاهده می‌کنید، توسعه داده است.

این پنج مرحله به شرح زیر است:

1. جمع آوری داده‌ها

فرایندی که طی آن داده‌های خام و سازمان یافته (بدون ساختار و ساختارمند) با شناسایی منابع داخلی و خارجی جمع آوری می‌شوند.

2. فرآیند

در این بخش، پاکسازی و تبدیل داده‌ها انجام می‌شود تا با استانداردهای کسب و کار مطابقت داشته باشد.

3. سازماندهی

جایی است که داده‌ها پس از تبدیل در انبارهای داده سازماندهی و ذخیره می‌شوند.

4. تجزیه و تحلیل

در این مرحله داده‌ها در حال تجزیه و تحلیل و تجسم هستند تا بتوانند از آن‌ها اطلاعات بگیرند.

5. تصمیم گیری

در این مرحله نهایی، اطلاعات استخراج شده به موقع با کاربران به اشتراک گذاشته می‌شود که در نهایت به آن‌ها در روند تصمیم گیری کمک می‌کند.

تعریف SMEها:

کمیسیون اروپا (EC) SMEها را دارای کمتر از ۲۵۰ نفر کارمند توصیف می‌کند. گردش مالی آن‌ها نیز باید سالانه حداکثر ۵۰ میلیون یورو باشد یا ترازنامه آن‌ها بیشتر از ۴۳ میلیون یورو نباشد. مشاغل کوچک و متوسط ​​۹۹% کل مشاغل درون اتحادیه اروپا را تشکیل می‌دهند.

SMEها بر اساس اندازه به انواع گوناگونی تقسیم می‌شوند که پرکاربردترین آن‌ها به شرح زیر است:

• شرکت‌های خرد: با کمتر از ۱۰ نفر شاغل
• شرکت‌های کوچک: با ۱۰-۴۹ نفر شاغل
• شرکت‌های متوسط: با ۵۰-۲۴۹ نفر شاغل

نوآوری در SMEها:

نوآوری عامل اصلی بهره وری و توسعه بلند مدت است و می‌تواند به حل چالش‌های اجتماعی با کمترین حد تصور کمک کند. نوآوری در شرکت های کوچک و متوسط (SME) در مرکز تکنیک‌های توسعه جامع قرار دارد: SME های مبتکرتر سودآوری بیشتری دارند که می‌توانند غرامت بالاتری پرداخت کنند و شرایط کار بهتری را برای متخصصان خود فراهم کنند.

علاوه بر این ، پیشرفت های بعدی در بازارها و نوآوری ها فرصت های بلا استفاده برای SME‌ها را برای بهبود و توسعه فراهم می‌کند. دیجیتال سازی، توزیع اطلاعات را سریع‌تر می‌کند و به ظهور مدل‌های تجاری بلا‌ استفاده کمک می‌کند.

در حال حاضر می‌توان تعداد زیادی از SMEها را به جای اقتصاد مبتنی بر کار در یک اقتصاد دانش بنیان در نظر گرفت. ساختار مالی مدرن، پایگاه اطلاعات را به عنوان عاملی حیاتی که بر بازده مالی تأثیرگذار است، به رسمیت می‌شناسد. در چنین اقتصادی: تولید، انتقال و استفاده از اطلاعات و دانش در کمک به مشاغل برای دستیابی به مزیت رقابتی نسبت به سایرین بسیار ضروری است.

رقابت زیاد در اقتصاد پایگاه اطلاعات، استفاده از IS و BI را مهم می‌کند. SME ها به منظور تقویت موقعیت و رقابت، از پیشرفت‌های فناوری اطلاعات برخوردار می‌شوند. در ترکیب با اقتصاد دانش بنیان، اعتبار فناوری اطلاعات یک دیدگاه حیاتی برای شرکت‌های کوچک ​​و متوسط ​​است تا بتوانند در مرکز تجاری مدرن زندگی کنند.

BI در زمینه‌های بسیار زیادی می‌تواند به SMEها کمک کند ، اکثر شرکت‌ها از آن برای نمایش معاملات و سود، مدیریت ICT، سرمایه‌های انسانی، سئو، تجزیه و تحلیل وب و همچنین تجزیه و تحلیل مالی استفاده می‌کنند. با همان مفهوم شرکت‌های بزرگ، مزایایی که BI می‌تواند برای SMEها به همراه داشته باشد بسیار است. بسیاری از مهمترین موارد عبارتند از:

1. با توجه به اینکه BI به صاحبان تجارت اجازه می‌دهد داده‌ها را از بانک‌های اطلاعاتی غیر ساختار یافته بیرون بکشند، قابلیت پاسخگویی سریع در مورد سوالات اساسی را نیز فراهم می‌کند.
2. توانمند سازی نمایندگان: از آنجا که BI اساساً هر نماینده را به یک بازرس تجارت و تولید کننده منتخب تبدیل می‌کند، این امر برای SMEهایی که محدودیت منابع انسانی دارند بسیار حیاتی است.
3. صرفه جویی در زمان: BI باعث صرفه جویی در وقت کارمندان برای ورود و ویرایش اطلاعات می‌شود.
4. BI می‌تواند تصویری دقیق‌تر از پروفایل‌های مشتریان ارائه دهد و فرآیند تکمیل قیف فروش را افزایش دهد. مبرای سازماندهی بهتر، مشتریان را به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌کنند که این امر  به ویژه برای شرکت‌های کوچک و متوسطی که قاعدتاً تعداد زیادی مشتری ندارند، بسیار ارزشمند است و می‌تواند در پیشبرد اهداف خود و جذب مخاطبان گسترده، بسیار کارآمد باشد.

هوش تجاری فقط یک فناوری یا یک روش نیست. هوش تجاری یک رویکرد مدیریتی جدید قدرتمند است که اگر به درستی انجام شود می‌تواند دانش، کارایی، تصمیم گیری بهتر و سود را تقریباً به هر سازمانی که از آن استفاده می کند ارائه دهد.

پیچیدگی فضای کسب و کار امروز ، شرکت‌ها را ملزم به استفاده از سیستم‌های BI در فرایندهای تجاری خود در رابطه با فرایندهای تصمیم گیری می‌کند.

به گفته Lönnqvist ، ابزار BI دارای مزایای زیادی برای مشاغل است:

•  کاهش پراکندگی اطلاعات
• زمینه بیشتر برای تعامل بین کاربران
• سهولت دسترسی به اطلاعات
• اطلاعات در زمان واقعی در دسترس است
• چند منظوره بودن و انعطاف پذیری در انطباق با واقعیت شرکت
• مفید در روند تصمیم گیری

در سطح جهانی می‌توان گفت که شرکت‌ها قصد دارند سود حاصل از فروش کالاها و خدمات خود را به حداکثر برسانند. با استفاده از BI، سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به فروش سیستماتیک را درک کرده و سیاست‌های تجاری را با توجه به نیازهای خاص مشتریان تنظیم کنند، در حالی که همچنان امکان جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان قدیمی با محصولات با ارزش افزوده را فراهم می کنند.

هوش تجاری مانند پل ارتباطی بین سیستم های مختلف و کاربرانی که مایل به دسترسی به اطلاعات عمل کرده و محیطی را فراهم می‌کند که دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای فعالیت‌های روزمره را تسهیل کرده و اجازه می‌دهد تا عملکرد کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنند.

با استفاده از BI سازمان‌ها می‌توانند ابزارهای قدرتمند تجزیه و تحلیل، گزارش دهی استاندارد، سیستم نظارت با معیارهای مختلف، ادغام داده‌ها و بسیاری وامکانات دیگر را در یک معماری سرویس گرا ادغام کنند. هوش تجاری برای هدایت مدیران در جهت اتخاذ تصمیمات استراتژیک بر حسب اطلاعات با کیفیت، ضروری است.

با توجه به افزایش حجم داده‌ها در سازمان، BI برای هر شرکتی با هر اندازه­‌ای مهم و برای تصمیم گیری ضروری است.

برای SMEها ضروری است که استراتژی خود برای رشد را با استفاده از ابزارهای مدیریتی مناسب تنظیم کنند. استفاده از نرم افزارهای منسوخ شده توسط شرکت‌ها می‌تواند مانع ایجاد تغییرات اساسی در شرکت شود که SME ها برای رویارویی با بازارها و فناوری‌ها به آن نیاز دارند.

به دلیل اندازه و ویژگی‌های خاص، قدرت مذاکره SME ها محدود است. در واقع انتخاب یک سیستم BI مناسب یک استراتژی است و به شرکت‌ها امکان می دهد از پیشرفت های تکنولوژی استفاده کنند. به طور کلی علی رغم مزایای استفاده از تکنیک‌های BI در سازمان‌ها، گزینه های کمی برای SMEها وجود دارد. یک گزینه مناسب برای SMEها می تواند انتخاب راه حل‌های ” نرم افزار به عنوان سرویس” یا همان (SaaS) باشد.

 

منبع: https://repository.ihu.edu.gr